Phân hệ Thu Ngân: Phân hệ thu ngân là một phân hệ thuộc hệ thống tích hợp quản lý bệnh viện HIS PRO 2.0, có chức năng xử lý các vấn đề liên quan đến viện phí của bệnh nhân. Đối tượng sử dụng là nhân viên thu ngân, hỗ trợ thu ngân các nghiệp vụ: - Quản lý sổ thu chi theo các loại giao dịch: Thanh toán, tạm ứng, hoàn ứng. - Tạo các giao dịch thanh toán trực tiếp phí dịch vụ hoặc tạm ứng, hoàn ứng, quyết toán hồ sơ viện phí. - In các chứng từ giao dịch - Duyệt khóa, mở duyệt khóa hồ sơ việ phí, tra cứu lịch sử duyệt khóa hồ sơ viện phí - Tra cứu thông tin chi tiết các hồ sơ viện phí - Thực hiện tổng hợp báo cáo quản trị và gửi báo cáo cho người quản lý - Các tính năng hỗ trợ khác: Đổi mật khẩu tài khoản, cho phép người dùng tự cấu hình phần mềm, thiết lập giao diện, gửi phản hồi đến đội phát triển, tra cứu lịch sử tương tác hệ thống của tài khoản đăng nhập, tin nhắn nội bộ… Giao diện Phân hệ Thu Ngân - Đăng nhập vào phần mềm - Sau khi đăng nhập phần mềm, sẽ hiện giao giao diện chọn phòng Tiếp theo sẽ “click” để chọn vào phòng Thu Ngân - Giao diện chính Phân hệ Thu Ngân Sau khi Chọn phòng, sẽ xuất hiện menu phòng Thu Ngân đã chọn -> click chọn "Viện phí" để mở giao diện Phân hệ Thu Ngân. Danh sách chức năng của PHÂN HỆ Thu Ngân: - Viện phí - BHYT: Duyệt BHYT, Xuất XML - Sổ thu chi: Sổ biên lai/hóa đơn - Hồ sơ điều trị - Sổ hóa đơn - Tạm ứng theo yêu cầu khoa LS - Tạo hóa đơn trực tiếp - Thanh toán - Xuất hao phí khoa phòng Mô tả chi tiết các chức năng nghiệp vụ của PHÂN HỆ Thu Ngân: - Chức năng Sổ thu chi (sổ biên lai/hóa đơn): Trên thanh công cụ chọn chức năng “sổ biên lai/hóa đơn” Trong chức năng Sổ thu chi này sẽ hiển thị toàn bộ các sổ của người dùng (của tài khoản đang đăng nhập vào phần mềm chứ không phải là của người dùng trên toàn hệ thống). Có 3 loại sổ với 3 chức năng khác nhau mọi người cần lưu ý để có thể tạo mới được sổ thu chi. + Sổ thanh toán: Sử dụng trong tính năng “Thanh toán”, sổ này sẽ lưu tất cả các hóa đơn thanh toán dịch vụ của BN. + Sổ tạm ứng: Sử dụng trong tính năng “Tạm ứng”, sổ này sẽ lưu tất cả các hóa đơn tạm ứng của BN. + Sổ hoàn ứng: Sử dụng trong tính năng “Hoàn ứng”, sổ này sẽ lưu tất cả các hóa đơn hoàn ứng của BN. Lưu ý: Trong hệ thống, mỗi người sử dụng sẽ quản lý các sổ riêng do mình tạo nhằm mục đích minh bạch tài chính, hệ thống không cho phép sử dụng chung sổ của nhau tránh tình trạng sai sót trong quản lý giao dịch Tạo mới sổ thu chi: Trong chức năng Sổ thu chi chọn “Mới (Ctrl N)” Các thông tin cần nhập khi tạo một sổ mới: + Tên (Bắt buộc): Tên của sổ cần tạo để phân biệt các sổ với nhau khi có nhiều sổ + Số phiếu (Bắt buộc): Tổng số phiếu của quyển sổ đó + Từ (Bắt buộc): Số phiếu bắt đầu của quyển sổ + Loại hóa đơn: Để phân loại hóa đơn in ra. + Mẫu sổ: Mẫu sổ hóa đơn. + Ký hiệu: Ký hiệu trên sổ hóa đơn + Mô tả: Mô tả của người tạo sổ về sổ này để làm rõ hơn chức năng của sổ + Số chứng từ: Mặc định hệ thống sẽ tự tạo thêm phiếu khi hết sổ (nếu ko sử dụng thì check không tự động tạo số) + Loại sổ: Sổ này thuộc loại sổ nào ( Tạm ứng, hoàn ứng hay thanh toán) Sau khi nhập đủ thông tin, nhấn nút “Lưu(Ctrl S)” để lưu lại thông tin của sổ. Sửa, xóa sổ thu chi: + Sửa sổ thu chi: Có thể sửa lại thông tin sổ. + Xóa sổ thu chi: Tại mỗi sổ thu chi sẽ có tính năng cho phép xóa sổ thu chi Chỉ có thể xóa sổ thu chi khi trong sổ không tồn tại giao dịch nào. Khóa sổ thu chi: Khi không muốn sử dụng sổ thu chi nữa, ta sẽ khóa sổ thu chi đó lại Nếu muốn mở khóa sổ thì nhấn vào biểu tượng khóa, xác nhận mở khóa. Sổ bị khóa sẽ không thể thực hiện chức năng giao dịch - Chức năng Viện phí: Trên thanh công cụ, chọn chức năng “Viện phí” + Các màu sắc tương ứng trong màn hình Viện phí: + Màu sắc giao dịch: Màu xanh lá cây: Giao dịch tạm ứng/ tạm thu Màu xanh da trời: Giao dịch thanh toán Màu đỏ: Giao dịch hoàn ứng + Màu sắc dịch vụ: (màn hình 2) Màu đen: Dịch vụ chưa được thanh toán Màu xanh da trời: Dịch vụ đã được thanh toán Màu đen in nghiêng: Dịch vụ BN không phải thanh toán + Màu sắc thông tin viện phí: (màn hình 4) Màu xanh da trời: Bệnh nhân đủ viện phí Màu đỏ: Bệnh nhân đang thiếu viện phí + Tìm kiếm Bệnh nhân: Tại màn hình 1 sẽ hiển thị toàn bộ thông tin BN trong tháng, phần mềm hỗ trợ tìm kiếm BN theo các tiêu chí: từ ngày đến ngày, tên BN (tiếng Việt có dấu), mã điều trị, mã BN. Để thưc hiện tìm kiếm, người dùng sẽ nhập thông tin vào mục Từ khóa sau đó nhấn nút: “Tìm” (Ctrl +F) + Xem thông tin viện phí: Vùng thông tin phía bên phải sẽ là các thông tin về hành chính của BN bao gồm: đối tượng, số thẻ BHYT, hạn thẻ BHYT. Phía dưới góc phải màn hình là các thông tin về tình hình viện phí của BN: ++ Phải thu: Tổng số tiền BN phải trả khi sử dụng dịch vụ (= Thu bệnh nhân + thu đồng chi trả) ++ Thu đồng chi trả: Số tiền mà đối tác đồng chi trả sẽ chi trả cho BN ( Đối tác đồng chi trả có thể là BHYT hoặc các công ty về bảo hiểm khác) ++ Thu bệnh nhân: Số tiền thực tế BN phải trả ++ Chiết khấu: Số tiền miễn giảm cho BN ++ Đã thu: Số tiền BN đã nộp ++ Cần thu thêm: Số tiền sẽ phải thu thêm của BN ( = thu BN- chiết khấu – đã thu) ++ Tạm ứng: Số tiền BN đã nộp tạm ứng ++ Thanh toán: Số tiền BN đã thanh toán các dịch vụ ++ Kết chuyển: Sử dụng tiền tạm ứng của BN để thanh toán cho các dịch vụ ++ Hoàn ứng: Số tiền cần hoàn ứng cho BN Thông tin chi tiết các dịch vụ trong một hồ sơ điều trị Khi kích chọn vào 1 tên BN sẽ hiển thị ra toàn bộ các dịch vụ mà BN đó đã được chỉ định bao gồm cả dịch vụ BHYT và viện phí cùng các thông tin liên quan như: Số lượng, giá tiền, số tiền thu đồng chi trả, số tiền thu BN, mã dịch vụ, mã yêu cầu… + Tạo giao dịch: Với mỗi BN sẽ có các giao dịch tương ứng: Tạm ứng, hoàn ứng, thanh toán, kết chuyển. ++ Tạm ứng: (Tạo cho BN một tài khoản sử dụng trong viện, BN sẽ sử dụng tiền trong tài khoản này để đi thực hiện các dịch vụ được chỉ định mà không cần quay lại cửa thu ngân để nộp tiền nhiều lần) Chọn BN cần thực hiện giao dịch, click chuột trái vào “Tạm ứng nội trú” (Ctrl+D), bảng giao dịch tạm ứng sẽ hiển thị ra Tại đây, thu ngân sẽ chọn sổ thu chi tương ứng cho giao dịch này, chọn hình thức thanh toán, nhập số tiền, mô tả lý do nộp và nhấn “Lưu lại” (Ctrl+S) hoặc “Lưu in” để in ra phiếu thu tạm ứng cho BN. ++ Thanh toán: (Thanh toán các dịch vụ BHYT mà BN đã được chỉ định) Chọn BN BHYT có hồ sơ đã kết thúc điều trị cần thanh toán, nhấn chuột trái vào “Thanh toán” (F6) Tại đây, thu ngân sẽ chọn Sổ thu chi tương ứng , hình thức thanh toán, các dịch vụ thanh toán ( phần mềm cho phép thanh toán từng dịch vụ, nếu không muốn thanh toán dịch vụ nào có thể bỏ chọn dịch vụ đó trong danh sách) Số tiền thanh toán ( mặc định sẽ là thanh toán hết tất cả các dịch vụ nên số tiền này sẽ bằng số tiền trong mục Cần thu thêm), nhập lý do nộp sau đó nhấn “Lưu lại” (Ctrl +S) Sau khi báo “Thành công ” là giao dịch đã thực hiện xong, có thể in ra hóa đơn thanh toán cho BN. Lưu ý: Tại đây cho phép nhập các quỹ tài trợ,chiết khấu và chọn các giao dịch tạm ứng của BN để kết chuyển số tiền bn đã nộp. Như vậy: “Cần thu” chính là số tiền cuối cùng BN phải nộp thêm. ++ Thu Trực Tiếp: Chức năng thu tiền áp dụng cho dịch vụ có đối tượng thanh toán khác BHYT và diện điều trị là khám Bước 1: Nhấn nút “Thu trực tiếp(F7)” Bước 2: Tại giao diện màn hình Thu trực tiếp: Nhập các thông tin: Sổ thu chi Hình thức thanh toán Các thông tin bổ sung khác: Chiết khấu, Lý do,... Sau đó nhấn nút “Lưu” (Ctrl S) để hoàn tất. ++ Hoàn ứng: ( Hoàn lại tiền thừa sau quá trình điều trị của BN, điều kiện hoàn ứng: số tiền Cần thu thêm <0) Chọn BN cần hoàn ứng, nhấn chuột trái vào “Hoàn ứng” sẽ hiển thị lên một bảng giao dịch Thu ngân sẽ chọn sổ giao dịch tương ứng, hình thức thanh toán, Số tiền (số tiền hoàn ứng sẽ = số tiền trong mục “Cần thu thêm”), nhập mô tả sau đó Lưu lại(Ctrl+S) hoặc Lưu In (Ctrl+I) + Trạng thái của một hồ sơ điều trị: Có 03 màu thể hiện trạng thái của một hồ sơ điều trị Màu xanh lá: Bệnh nhân đang trong quá trình khám, điều trị. Màu xanh lam: Bệnh nhân đã được kết thúc điều trị nhưng chưa thanh toán và được duyệt khóa tài chính. Màu đỏ: Bệnh nhân đã thanh toán và duyệt khóa tài chính. + Duyệt khóa hồ sơ viện phí(tài chính): Sau quá trình bệnh nhân điều trị (bác sĩ tại các khoa đã kết thúc điều trị cho BN), thu ngân sau khi thanh toán sẽ làm nhiệm vụ “Duyệt khóa” hồ sơ điều trị này lại. Mục đích là để xác nhận việc BN đã kết thúc hoàn toàn các giao dịch, tránh không cho bác sĩ có thể chỉ định thêm dịch vụ cho BN này nữa dẫn đến không kiểm soát được về tài chính và sau khi chọn “Duyệt khóa” thì hồ sơ của BN sẽ được đẩy vào danh sách giám định bảo hiểm để gửi lên cổng giám định BHYT nên việc duyệt khóa tài chính là hết sức quan trọng. Để duyệt khóa tài chính một BN ta làm như sau: Chọn BN cần duyệt khóa tài chính, sau đó nhấn chuột trái vào chức năng “Khóa” (Ctrl+L), xác nhận Duyệt khóa. Sau khi duyệt khóa thành công, các chức năng giao dịch sẽ không thể sử dụng được nữa, đồng thời bác sĩ cũng không thể chỉ định được thêm dịch vụ cho BN. + Mở duyệt khóa hồ sơ viện phí(tài chính): Nếu bác sĩ muốn chỉ định thêm dịch vụ hoặc thu ngân muốn thực hiện giao dịch cho BN thì sẽ phải thực hiện chức năng “Bỏ duyệt khóa”. Để bỏ duyệt khóa ta làm như sau: Hủy duyệt hồ sơ BHYT tại chức năng: BHYT -> Giám định BHYT -> Nhấn Hủy duyệt giám định BHYT Sau khi hủy duyệt giám định BHYT xong, chọn BN cần bỏ duyệt khóa, nhấn chuột trái vào nút Bỏ duyệt khóa (Ctrl+L), xác nhận bỏ duyệt khóa, thao tác báo “Thành công” là được. + DS giao dịch: Là chức năng xem lại danh sách các giao dịch thu, chi của BN. Trong đó có thể phân biệt các laoij giao dịch thông qua màu sắc của từng dòng dữ liệu như sau: Màu xanh lá : Giao dịch tạm ứng/ tạm ứng dịch vụ Màu xanh lam: Giao dịch thanh toán Màu đỏ: Giao dịch hoàn ứng/ hoàn ứng dịch vụ Người dùng có thể xóa, khóa các giao dịch của bệnh nhân tại chức năng này. + Xuất hóa đơn: Là chức năng cho phép người dùng có thể tạo hóa đơn trên phần mềm (Có thể chọn một hoặc nhiều hoặc tất cả chi phí KCB của BN để in ra hóa đơn) + Các phím tắt có trong chức năng viện phí: Phần mềm cho phép người dùng sử dụng các phím tắt để có thể tiết kiệm thời gian cũng như nâng cao tốc độ thao tác cho người dùng, trên mỗi chức năng sẽ có các phím tắt tương ứng. Ví dụ: Tạm ứng nội trú: Ctrl + D Tạm ứng dịch vụ: F3 Hoàn ứng nội trú: Ctrl + R Hoàn ứng dịch vụ: Ctrl + J Thanh toán: F6 Duyệt khóa : Ctrl + L Lịch sử duyệt khóa: Ctrl + H DS giao dịch: Ctrl + G Bảng kê: F5 Hóa đơn đỏ: Ctrl + I - Chức năng Hồ sơ điều trị: Là chức năng tra cứu thông tin bệnh nhân - Chức năng Tạm ứng theo yêu cầu: Là chức năng tạm ứng tiền từ yêu cầu tạm ứng của khoa lâm sàng - Chức năng Sổ hóa đơn: Là chức năng tạo và quản lý sổ hóa đơn để in trên phần mềm. - Chức năng Tạo hóa đơn trực tiếp: Là chức năng tạo hóa đơn trực tiếp trên PM thay vì lấy dịch vụ KCB của bệnh nhân. Người dùng tùy ý nhập thông tin và chi phí. - Chức năng Thanh toán: Là chức năng chuyên thanh toán cho bệnh nhân. Người dùng tại một màn hình duy nhất sẽ tìm kiếm BN và thanh toán - Chức năng Xuất hao phí khoa phòng(thu ngân) HƯỚNG DẪN XỬ LÝ LỖI NGƯỜI DÙNG HAY MẮC PHẢI: - Không tìm thấy bệnh nhân: Nguyên nhân: Do điều kiện tìm kiếm BN chưa đúng Hướng xử lý: Mặc định thì danh sách BN sẽ hiển thị các BN đã đến trong tháng hiện tại nên cần xem lại điều kiện tìm kiếm ( Từ ngày nào đến ngày nào) hoặc tìm kiếm theo mã BN, mã điều trị thay vì tên như bình thường. Kiểm tra phiên bản hiện tại bằng cách click vào icon ở phía dưới cùng góc bên phải màn hình để xem phiên bản hiện tại. Nếu phiên bản phần mềm đã cũ, cần phải cập nhật lên bản mới để tránh xảy ra lỗi dữ liệu. - Người dùng gặp lỗi Không cho phép duyệt khóa tài chính: Nguyên nhân: Do bác sĩ tại khoa chưa kết thúc điều trị cho BN Hướng xử lý: Liên hệ với bác sĩ tại khoa để kết thúc điều trị cho BN (Các hồ sơ điều trị sau khi được bác sĩ kết thúc điều trị sẽ được hiển thị có nút màu xanh dương trước tên bệnh nhân). - Không tìm thấy sổ thu chi để phục vụ thanh toán: Nguyên nhân: Do không có sổ để thực hiện giao dịch tương ứng hoặc do có sổ nhưng sổ này hết số phiếu hoặc đã bị khóa Hướng xử lý: Xem lại danh sách sổ thu chi xem có sổ nào bị khóa không, có sổ nào bị hết phiếu không, nếu bị khóa thì sẽ mở khóa sổ, nếu hết phiếu thì sẽ thêm phiếu hoặc lập sổ mới.